11 efektívnych tipov na správu času pre rušných kancelárskych manažérov



tipy na správu času pre kancelárskych manažérov

Zastavte ma, ak to znie povedome ...



Do kancelárie prídete skoro s každým úmyslom rozdrviť deň a možno raz vyjdete včas. Poslušne si vytvoríte zoznam úloh a rozbijete prvých pár položiek.

Ale okolo 9:30 začnú prichádzať prerušenia - váš šéf potrebuje, aby ste rýchlo zabehli, neohlásený návštevník potrebuje pozornosť, vaša spolupracovníčka potrebuje pomoc s reštartovaním počítača.

ako sa to stalo birdemickým

Ďalšia vec, ktorú viete, je 16:45 a vy máte akoby zázrakom na zozname úloh viac vecí, ako keď ste začínali.



Čas je obzvlášť nedostatočný pre kancelárskych manažérov, skupinu, od ktorej sa čoraz viac vyžaduje, aby robili viac za menej.

Toto bolo hlavné zistenie v našom Správa o stave vedúceho kancelárie za rok 2018 , prvá štúdia svojho druhu zameraná na stovky kancelárskych manažérov zastupujúcich takmer 70 rôznych priemyselných odvetví. Na otázku, kedy majú pomenovať svoje hlavné výzvy, odpovedali manažéri kancelárie najčastejšie „intenzívna záťaž / málo času“ (37,5%).

Platilo to napriek tomu, že správcovia Office zvyknú pracovať dlho. Takmer polovica respondentov uviedla, že pracuje v priemere viac ako 8 hodín denne. 14% uviedlo 10 hodín.



Tento nedostatok času nie je až taký prekvapujúci, keď vezmete do úvahy, ako veľmi sa v posledných rokoch rozšíril rozsah pôsobnosti kancelárskeho manažéra. Kancelárski manažéri majú za úlohu nielen administratívne funkcie, ale aj plánovanie udalostí, kultúrny rozvoj, zapojenie a ďalšie povinnosti, ktoré by tradične mohli spadať do oblasti ľudských zdrojov, financií alebo prevádzok.

(PS - Ak ste kancelársky manažér alebo asistent, pripojte sa k našej súkromnej FB skupine tu . Je to miestospájať, spolupracovať a zdieľať rady, ako prekonať široké spektrum výziev, ktorým vo svojej role čelíte.)

Takže pre kancelárskych manažérov odborné schopnosti v oblasti riadenia času sú nevyhnutnosťou pre každého, kto chce v tejto role vyniknúť.

Takže sme zostavili tento zoznam časových hackov Office Manager - osvedčené a skutočné triky obchodu od najskúsenejších a najúspešnejších svetových kancelárskych manažérov. Rozdelili sme ich do niekoľkých kategórií, aby sme vám uľahčili hľadanie toho, čo potrebujete - a dúfame, že vám ušetrí trochu času!

Najlepším spôsobom, ako vytvárať, sledovať a monitorovať návrhy v tomto príspevku, je softvér na zvýšenie produktivity pondelok .

Pondelok gif

Organizácia a správa úloh

Ak investujete malú časť svojho času vopred do organizácie, môže sa vám to neskôr vyplatiť veľké dividendy (a ušetrí vám to nejaké vážne bolesti hlavy).

Sledujte Priscillu, kráľovnú púšte

Aj keď sa považujete za pekne organizovaného, ​​tu je niekoľko pokročilých tipov.

1. Naplánujte si svoj týždeň vopred

'Ak plánujete, plánujete zlyhať.'

Ako vedúci kancelárie je to viac ako motivačný citát - je to motto, podľa ktorého treba žiť.

Minimálne by ste mali plánovať svoj kalendár noc predtým, aby ste sa uistili, že ráno narazíte na zem ako prvá vec.

Chcete ušetriť ešte viac času? Naplánujte si celý týždeň vopred.

rozvrhový kalendár

Bez väčšieho úsilia vám týždenné plánovanie umožňuje rýchlo nahliadnuť do kalendára a doladiť ho na konci každého pracovného dňa (namiesto toho, aby ste každý večer začínali od nuly).

Uľahčuje tiež holistické plánovanie a prepája vaše denné a týždenné aktivity s dlhodobejšími cieľmi. Je to preto, že denné plánovanie vás zvyčajne zameriava na stromy, zatiaľ čo týždenné plánovanie vám umožní vyskočiť hlavou a vidieť celý les.

Piatkové popoludnie alebo nedeľa večer je zvyčajne najlepší čas na týždenné plánovanie, keď vás nerozptyľujú prichádzajúce e-maily.

2. Stanovte prioritu s rozhodujúcimi výsledkami

Rozhodujúce výsledky je systém, ktorý Dcbeacon Generálny riaditeľ Sean Kelly sa v začiatkoch svojej podnikateľskej cesty vyvinul ako spôsob, ako zostať pri úlohách, keď sa on a jeho obchodní partneri snažili dosiahnuť veľké veci sami (t. J. Okrem ich zodpovednosti za ne okrem nich samého).

Tento postup mu poslúžil tak dobre, že si ho ponechal na Dcbeacon, kde pomohol formovať kultúru rastu a radikálnu zodpovednosť spoločnosti.

Funguje to takto:

Kľúčové výsledky rozdeľujú tieto veľké štvrťročné alebo ročné ciele na týždenné a denné úlohy, takže môžete tráviť čas prácou na vysokých úrovniach, ktoré posúvajú vaše ciele vpred. Podľa návrhu sa váš deň čo deň vždy vráti späť k týmto väčším cieľom.

Kľúčové výsledky, krok 4

Sledujte Priscillu, kráľovnú púšte

Kľúčové výsledky majú tiež menej zjavnú výhodu. Poznáte svoj rozpísaný zoznam úloh, ktorý má 50 riadkov? To nikdy nestihnete za jeden deň, čo znamená, že vždy skončíte deň s pocitom, že sa vám nepodarilo dokončiť všetko.

Aj keď máte 10 úloh denne, v dobrý deň ich môžete urobiť sedem.

A naozaj - to je veľký úspech! Rozdrvili ste sedem dôležitých vecí. Ale pretože ste na svojom zozname mali desať položiek, stále budete mať pocit, že ste nedokončili to, čo ste si predsavzali.

Sústredením sa iba na tri denné úlohy každý deň skončíte s uspokojením z vedomia, že ste dokončili svoje tri činnosti s najvyšším využitím.

Tu je podrobnejšie vysvetlenie toho, ako funguje systém Crucial Results, spolu so šablónou tabuľky, ktorú si môžete stiahnuť pre seba a svoj tím.

3. Použite denný poznámkový blok typu Docket

Tento tip pochádza od OM extraordinaire Windi z Indiany:

'Prechod od tradičného zoznamu úloh k dennému poznámkovému bloku poznámok bol pre mňa nesmierne užitočný.'

Daily Docket vám umožní nielen vidieť celý deň na jednej stránke, ale tiež oddelí schôdzky, pochôdzky, úlohy a poznámky, aby bolo všetko v poriadku. Je to jednoduché, ale efektívne.

Windi súhlasí:

„Páči sa mi, že mi pomáha uprednostňovať úlohy a sledovať položky a pripomienky pre osobu a výbory, ktoré podporujem.“

Ona odporúča táto denná vložka do doku od spoločnosti InkWell Press .

4. Softvér na správu úloh

Chcete ísť bez papiera? Softvér na správu úloh, ako je pondelok a Úľ sú dve veľmi populárne digitálne úlohy a softvér na riadenie projektov vďaka čomu môže byť sledovanie pokroku pri plnení základných úloh hračkou.

Heather, manažérka z Los Angeles, vypracovala:

ed westwick zlé mesto

„Pondelok je užitočný pri organizovaní úloh na dni / týždne / mesiace atď. Úľ je úžasný pri organizovaní mojich veľkých konferencií / udalostí. Oba nástroje je možné použiť ako nástroj na spoluprácu aj s inými ľuďmi vo vašom tíme. “

Eliminujte rozptýlenie

Máme radi príslovie tu na Dcbeacon: ak chcete ísť rýchlo, musíte najskôr pustiť elektronickú brzdu, aby ste mohli šliapnuť na plyn.

Inými slovami, nemôžete očakávať vysoký výkon bez toho, aby ste najskôr vylúčili veci, ktoré vás brzdia.

Pokiaľ ide o produktivitu, znamená to elimináciu rušivých vplyvov. Tu je príklad, ako minimalizovať rušivé prvky, ktoré každý deň zabíjajú váš čas.

5. Použite systém lístkov pre prichádzajúce žiadosti

Jednou z najväčších výziev pre kancelárskych manažérov je to, že za vami často prichádzajú členovia tímu z celej organizácie, aby riešili svoje problémy. Nielenže môže byť ťažké sledovať všetky tieto prichádzajúce požiadavky, ale tieto neustále prerušenia vám tiež bránia v dokončení dôležitých vecí.

Systém cestovných lístkov pomáha zaistiť, aby nič nekĺzlo cez trhliny, a zároveň umožňuje vašim spoluhráčom prihlásiť svoju žiadosť do prerušenia vašej pracovný tok .

Kancelársky manažér Norah je fanúšikom používania ZenDesku na tento účel.

„Mám nastavený program ZenDesk, aby mi ľudia mohli posielať e-maily na špeciálnu e-mailovú adresu kancelárie a vytvára lístok v ZenDesku,“ vysvetľuje. 'Týmto spôsobom môžem spravovať svoje lístky a označiť ich ako kompletné, keď budú hotové!'

Ak ZenDesk nie je pre vašu spoločnosť možnosťou, tu je riešenie pre domácich majstrov od OM Megan.

„Mám [tabuľku programu Excel], ktorú uchovávam v sieti, ktorú aktualizujem.

Kedykoľvek mi niekto pošle e-mail so žiadosťou, aby som niečo urobil, uvediem to na tomto zozname. Mám to nastavené ako úlohy, ktoré mám.

V hornej časti mám pozastavené úlohy. Mám opakujúce sa úlohy, aký je ich stav, aký je ich stav, aký je ich stav, kedy sú termíny, kto je zodpovedný, komu je potrebné ho predložiť, a potom mám rozpracované úlohy . Všetko je datované.

Každý týždeň vyrábam nový hárok, aby som sa mohol vrátiť cez staré.

Ide len o to byť usilovný a aktualizovať ho. Čo tiež urobím, je, že vytlačím e-mailovú žiadosť e-mailom a nechám si tú kopu vecí, ktoré mám robiť. Potom ho porovnám s mojím zoznamom, aby som sa ubezpečil, že je tam a je hotovo. “

Megan bola dosť veľkorysá na to, aby poskytla šablónu programu Excel, ktorú môžete použiť na vyskúšanie jej systému na vlastnej koži. Túto šablónu si môžete stiahnuť tu .

6. Nastavte telefón na stupnicu šedej

šedi-iphone

podcasty ako posledný podcast vľavo

Zaujímalo vás niekedy, prečo sú tie malé bodky s upozornením na všetkých vašich aplikáciách červené? Nie je to náhoda.

Tvorcovia aplikácií neúnavne testovali svoje dizajny a vedia, že červená bodka s číslom je pre nás takmer nemožné odolať kontrole. V snahe maximalizovať interakciu so svojimi aplikáciami zmenili váš smartphone na najefektívnejší rozptyľovací stroj na svete.

Dobrou správou je, že existuje jednoduchý spôsob, ako proti tomu bojovať - ​​prepnite telefón do režimu sivej.

Zábavné je, keď je to malé číslo upozornenia vo vašej aplikácii Instagram sivé namiesto jasne červenej. Zrazu ste oveľa menej v pokušení zistiť, kto komentoval váš posledný príspevok.

Tu je postup, ako to urobiť pre iPhone .

7. Použite Pomodorovu metódu

Multi-tasking. Všetci sme na tom strašne.

Náš mozog nie je nastavený na vykonávanie viac ako jednej zložitej úlohy na vysokej úrovni. ( Je to veda .)

Pomodorova metóda je a technika riadenia času ktorá vám pomôže zvládnuť jednu úlohu zvládnuteľne dlho - 25 minút. Štúdie preukázali, že väčšina ľudí sa môže sústrediť iba na jednu úlohu s vysokou úrovňou výkonu v priemere 45 - 50 minút.

Ísť do tomato-timer.com a skús to na vlastnej koži.

paradajkový časovač

8. Naplánujte si rozptýlenie

Zmierte sa s tým, že je nereálne si myslieť, že nikdy nezdvihnete telefón, aby ste skontrolovali sociálne médiá, obľúbený spravodajský web alebo prichádzajúci text od svojej mamy.

Nenechajte sa zlyhať stanovením nerealistických očakávaní. Namiesto toho si naplánujte čas, aby ste sa raz alebo dvakrát po celý deň venovali menej produktívnym činnostiam, a to desať alebo pätnásť minút naraz.

Keď hovoríme o rozvrhu, máme na mysli vlastne vloženie „pozrieť sa na sociálne médiá“ do vášho kalendára. Keď si znova a znova dovolíte svoje obľúbené rozptýlenie, bude to menej lákavé a pomôže vám to udržať si úlohu po väčšinu dňa.

Komunikácia

Nedávno som sedel na pohovore s Seth Epstein , jeden z najlepších kreatívnych lídrov v Los Angeles, a povedal niečo, čo skutočne udrelo na uzde - takmer každý problém v živote alebo podnikaní sa dá vyriešiť lepšou komunikáciou.

Problémy, s ktorými sa manažéri kancelárie stretávajú, zvyčajne nie sú výnimkou. Mnoho problémov, ktoré sa javia ako systémové alebo dokonca neriešiteľné, možno často vyriešiť lepšou komunikáciou. Tu je niekoľko komunikačných tipov, ktoré vám uľahčia život a ušetria vám čas z dlhodobého hľadiska.

9. Pre internú komunikáciu použite Slack

Aplikácie interného zasielania správ majú oproti e-mailu niekoľko odlišných výhod pre internú komunikáciu, vrátane ľahkého použitia, väčšej transparentnosti a integrácie s hromadou aplikácií tretích strán. Sú skvelým spôsobom, ako eliminovať informačné silá, ktoré zvyčajne vytvára e-mail.

Vedúca kancelárie Norah odporúča Slackovi:

'Slack často používame a je to skvelé riešenie pre rýchlu komunikáciu a delegovanie úloh.'

ochabnuté _-_ občerstvenie

10. Snažte sa o jasnosť

Mohlo by sa to zdať ako zdravý rozum, ale opakovane sme to počuli od správcov Office - uistite sa, že očakávania a výsledky sú zrejmé už od začiatku. Z dlhodobého hľadiska vám ušetrí veľa času.

Je to naozaj také jednoduché ako položiť otázky vždy, keď niečo nie je úplne jasné.

je joe rogan demokrat

Ďalšie skvelé príslovie: Problémy sa s vekom nezlepšujú. Ak sa projekt začne cítiť ohromujúci, odíde z koľají alebo jednoducho nefunguje, urobte s tým niečo skôr ako neskôr.

Z dlhodobého hľadiska vám vždy ušetrí čas, aby ste so šéfom niečo vymysleli skôr, ako neskôr.

11. Stačí povedať Nie

Koľkokrát za deň vás niekto vo vašej organizácii vyruší, kto práve teraz potrebuje s niečím pomôcť? Ako často prestávajú brať do úvahy, že by ste mohli pracovať na niečom dôležitom?

Stavil by som sa, že tieto odpovede budú „veľa“ a „nikdy“.

Prerušenia tohto druhu sú pravdepodobne najbežnejším spôsobom, ako sa správcovia Office odhodia z cesty a nakoniec stratia čas pokusmi o nové zameranie.

Môže byť lákavé byť „áno“ mužom alebo ženou a inštinktívne povedať áno všetkému, ale odmietnutie žiadostí, ktoré neprispievajú k plneniu kritických cieľov misie, je absolútnou nevyhnutnosťou - a môže byť záchrancom života, pokiaľ ide o riadiaci čas.

Bonus zadarmo: Získajte PDF verziu správy o stave Office 2018 za rok 2018 . Uskutočnili sme prieskum u 572 kancelárskych manažérov, aby sme odhalili 10 prípadov so sebou, ktoré môžete použiť na dosiahnutie svojich cieľov a prekonanie problémov. Navyše sa dozviete, za čo dostávajú ostatní manažéri balíka Office platy (a ako môžete zarobiť viac)!

Aké tipy a triky ste vyvinuli, aby vám vrátili čas? Zdieľajte ich v komentároch nižšie!